各受控部门：
2007年是我院质量管理体系外审之年。审核专家组对学院质量管理体系的评价结论对我院创建示范性高职院具有重要意义。据上海海事局初步通知，外审专家组将于11月18日至22日进驻我院开展再有效审核工作。为确保审核顺利通过，请各受控部门在11月13日前认真做好外审前的有关准备工作，学院将组织人员进行抽查。各受控部门应重点做好以下准备工作：
一、通过有效途径认真组织学习有关文件资料，切实做好质量管理体系文件的宣贯培训工作。要让部门所属人员充分认识到外审的重要意义，进一步增强全员质量意识；要让部门所属人员充分了解我院质量管理的基本情况，熟悉体系文件的基本内容，熟悉与本部门、本岗位履行工作职责有关的各项文件规定。要按规定要求填写、保存好培训记录。
二、认真开展自查自纠，及时查找并解决存在问题。自查自纠的主要内容如下：
1．检查体系文件在本部门的运行情况；
2．检查部门质量记录的形成及保存情况；
3．检查是否有新旧文件混用情况；
4．检查部门人员宣贯培训效果；
5．检查内审、外审中的不合格项纠正情况。
三、审核专家在本部门开展现场审核工作时，各受控部门应通知全体人员参加；如有特殊情况，应严格履行请假手续，确保三分之二以上的人员能参加现场审核。同时，应准备好开展现场审核工作的会场和需要备查的质量记录。
四、在准备工作中，如有疑问或需协助，请及时联系质管办人员。全套质量体系文件和有关资料可在校园网“质量管理”网页上浏览。
特此通知。
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