院长办公室（外事办公室）的主要职责是在学校党政领导的带领下，做好本部门教职工的思想政治工作，调动教职工的积极性，积极参与“三个文明”建设，争创先进集体。

负责收集与整理院内外的相关信息，把握重要动态，为领导决策提供有价值的信息或建议方案；

负责学院行政决议的贯彻落实、督办和检查工作，协调行政部门共同办理综合性工作和全院性重大活动；

负责起草学院行政工作计划、报告、总结、决议、决定等重要文件和领导讲话、办学汇报材料等重要文稿；

负责起草制定、审核、公布、汇编学院行政规章制度；起草、审核以学院名义印发的行政公文、公函、报告等文字材料；

负责各类行政收文的登记、批转、传阅、督办、立卷、归档工作及机要保密工作；

负责学院行政发文的管理、审核、印发工作；

负责院长办公会议的议题收集、会议安排及会议记录工作，根据需要起草、印发会议纪要，组织贯彻落实或督办会议决议；

负责校风建设工作，协同有关部门做好全院教职工劳动纪律的教育与检查工作；

负责校园安全值班管理及节假日、寒暑假期间的值班安排管理工作；

负责根据处置预案，协调有关部门共同处理突发事件；

负责全院性的行政接待工作；

负责学院大型活动的服务协调工作；

负责来信来访接待处理和对外联络工作；

负责记载、编写学院年度大事记；

负责院长接待日的安排和院长信箱的管理工作，并组织贯彻落实领导批示，做好相关信息的反馈工作；

负责学院的外事工作，包括外事工作计划、经费预算、外国教师聘请与管理、来访外宾接待、学院各类出访办理、各类涉外协调联络等工作；

负责学院报刊杂志、信件、公文的收发工作；

负责学院公共邮寄的管理和费用结算；

负责学院综合档案的管理工作；

负责全院经济类合同的登记、编号、用印和存档；

负责学院校情统计工作和兼职统计员的业务管理；

负责全院办公电话的资源管理和话费控制工作；

负责学校教职工手机号码加入移动校园网的相关业务联络工作；

负责学院周历（每周工作安排表）的编排、印发工作；

负责管理与使用学院行政公章、钢印及院长印鉴，负责行政部门与有关机构印章的刻制、领用与更换工作，负责开具行政介绍信；

负责院领导办公室和行政办公楼会议室的清洁卫生工作；

负责本部门工作计划的制定、实施，并做好总结；

负责编制本部门经费预算与管理、固定资产管理与维护工作；

负责办公楼会议室的日常管理及会议室固定资产的维护；

负责学院信息公开工作，负责校园网部门网页的建设与更新工作；

负责对本部门所属人员进行教育、培训、管理与考核；

负责对本部门新上岗人员进行质量管理培训；

负责本部门职能范围内质量体系文件的拟订、发放、更改控制和管理；

负责本部门存在或潜在的缺陷以及收到的投拆进行调查分析，对不合格项产生的原因采取纠正、预防措施；

负责本部门档案资料和质量记录的编制、收集、整理、归档和销毁；

负责提供与本部门有关的质量体系审核所需资料，并负责落实评审中提出的纠正和预防措施的实施工作；

负责学院小型公务用车的管理、调度、派发、养护及驾驶员安全教育；

负责办理院领导批办或交办的临时性工作。